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ポイントは情報共有!業務の効率化に役立つGoogleサービス

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バックナンバー: 2015年11月9日配信

この記事を読むのにかかる時間:約 5 分

前回・前々回に続いて、今週もGoogleが提供する便利なサービスについてお話いたします。

今週は、業務を効率化するお役立ちツールについてです。

文書を作成・共有する「Googleドライブ」

Googleドライブは、インターネット上にファイルを保存するオンラインストレージと、文書作成機能が一緒になったサービスです。

ワープロソフト(ドキュメント)、表計算ソフト(スプレッドシート)、プレゼンテーションソフト(スライド)が入っていて、それぞれ、Microsoft OfficeのWord・Excel・PowerPointと同様の文書や書類を作成することができます。

インストールは不要で、インターネットさえあれば、どこでもいつでも文書を作成・編集し、インターネット上に保存・共有することができます。

パソコンからだけでなく、スマホなどのモバイル端末からも同じように利用することができるのも特徴の一つです。

例えば、外出の途中で、「あの資料を見てくるのを忘れた!」となっても、Googleドライブ上に資料があれば、スマホで開いて見ることができます。

また、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートで作成した文書は、50人まで同時に編集をすることが可能です。

インターネット上にある一つの文書や表を、複数のメンバーが同時に編集することができるので、何人かで平行して業務を進めていくときにはとても便利です。

少し前までは、個々のパソコンのなかだけで行われていたことが、今はインターネット上で行われるようになり、情報を共有しやすくなりました。

しかもこれらのサービスはすべて無償。小さな企業にとってはとてもありがたいサービスですね。

予定を管理・共有する「Googleカレンダー」

Googleカレンダーは、インターネット上でスケジュールを管理するツールです。

PCやスマホなどいろいろな端末で同じカレンダーを見ることができる大変便利なツールとなっています。

また、Googleドライブ同様、他のユーザーと「共有」できるのがポイント。

自分の予定だけではなく、他の人の予定をカレンダー上に表示させることができるので、チームメンバー間でのスケジュール調整や予定の管理に役立ちます。

家族みんなでGoogleカレンダーを使えば、それぞれの予定を把握することができて便利ですね。

ビジネスツールをひとまとめにした「Google Apps」

Googleは、ビジネス向けのサービス「Google Apps」も展開しています。

GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブをはじめとしたビジネスツール群(グループウェア)をまとめた、有料サービスです。

上記サービスのほかにも、Googleフォーム・Googleサイト・Google+・ハングアウトなどが入っていますが、どれもひとつひとつは無償で使えるもの。

ですが、有料のGoogle Appsには、無償のサービスにはないビジネス向けの機能が追加されています。

例えば、Google Appsでは、独自ドメインのメールを作成してGmailで使用することができますし、GmailやGoogleドライブの容量が増えたり、24時間のサポートを受けられる、管理機能が強化されているなどの特長があります。

 

これまで3回に渡り、Googleの便利なサービスをご紹介しました。

御社のホームページ活用や業務の効率化に役立ちそうなサービスがありましたでしょうか?

Googleは、サービスの統廃合も頻繁に行っていて、かなり大きなサービスでも時代にそぐわない・役に立っていないと判断すれば、すぱっと止めてしまうこともあります。

利用する側も、上手にサービスを取捨選択して使って行きたいですね!

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