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オンラインストレージで業務を効率化!(その1)

今回は、業務の効率化に貢献する「オンラインストレージ」について解説します。

オンラインストレージとは

「オンラインストレージ」は、インターネット上にあるファイル保管用のサーバースペースをレンタルするサービスのことです。

ひと昔前は、メール添付できない大きなサイズのデータを受け渡しするときに、USBメモリなどのメディアに入れて渡していました。

職場で作ったファイルをUSBメモリやSDカードに入れて自宅に持ち帰る、といった使い方もしていたのではないでしょうか。

そのUSBメモリに変わるスペースに、インターネット経由でデータを送って保管しておき、必要に応じて取り出す。

それがオンラインストレージの使い方です。

USBメモリやSDカードは、対面や郵送でないと受け渡しできませんし、忘れたり紛失したらデータを取り出すことができなくなります。

インターネット上にあるオンラインストレージは、インターネットにつながるパソコンやタブレットなどがあれば、どこからでもデータにアクセスすることができます。

代表的なオンラインストレージサービス

「オンラインストレージ」と言われるよりも「DropBox」「Googleドライブ」などのサービス名を聞いたほうがピンとくる人も多いかもしれません。

たくさんのオンラインストレージサービスがありますが、多く使われているのは、以下の3つです。

  • Dropbox
     →Dropbox社提供。パソコンの専用フォルダにデータを保存すれば
      自動的にオンライン上のデータも更新される利便性の高さが特徴
  •  

  • Googleドライブ
     →Google社提供。15GBと無料で使える容量が大きく、ストレージ
      上でドキュメントファイルを作成できるなど機能が充実している
  •  

  • OneDrive
     →マイクロソフト社提供。WordやExcelなどのOfficeアプリと親和性
      が高く、ストレージ上での編集や共同編集が可能

どれも無料で利用でき、使い勝手が良く、セキュリティ的にも信頼度が高いため、利用者が増えているサービスです。

すでに使っているという方も多いのではないでしょうか。

まだどれも使ったことがないという方は、ぜひ、どれか一つ利用してみましょう。

利用できる容量や機能など、サービスの特徴はそれぞれ異なります。

Googleアカウントを持っているならGoogleドライブを使う、ファイル共有したい相手がDropboxを使っているならDropboxなど、まずは導入しやすいものをどれか1つ使ってみるとよいでしょう。

その後、ご自分の利用スタイルに合わせて、最適なサービスを探してみるとよいかと思います。

次回は引き続き、「オンラインストレージの活用法」「安心して使うために気をつける点」などをご紹介していきます。お楽しみに!

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