ホームページに「メールフォーム」は必須!? 設置のメリットと作成のポイントを【徹底解説】
更新日：2023年12月12日
多くの企業ホームページには「問合せ」や「資料請求」するページにメールフォームが設置されています。何気なく利用する機会の多いメールフォームには、メリットとデメリットがあり、活用方法をちゃんと理解しておくことでより問い合わせしてもらいやすくなります。
本記事では、メールフォームのメリットや効果的なフォームの作り方、運用のポイントについて、わかりやすく解説します。
設置方法がわからないとお悩みの方もいらっしゃると思いますが、【あきばれホームページ】の提供するホームページでは、簡単にフォームを設置することができます。
ホームページ初心者の方は、ぜひ最後までお読みください。
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メールフォーム（お問合せフォーム）とは？
改めてメールフォームについて解説しておきます。
メールフォームとは、アクセスしたユーザーがホームページに直接テキストを入力して送信ボタンをクリックするだけで、メールでお問合せできる仕組みを指します。
初めに述べたとおり、メールフォームでは、
- 問合せ
- 見積もりの依頼
- サービスの資料請求
- セミナー（ウェビナー）の参加申込み
- アンケート調査
- 会員登録
など、様々な場面で利用することができます。
メールフォームはHTMLやCSS、PHPなどのプログラミング言語で作られています。自作する場合は、希望通りのものを作成できますが、専門知識が必要なので設置するハードルは高めです。
他にも外注したり、無料メールフォームサービスを利用する場合もありますが、当社の提供する【あきばれホームページ】の場合は、簡単な操作で追加することができるので、ホームページ初心者でも心配いりません。
メールフォームってどうして必要なの？
ホームページに電話番号とメールアドレスを記載しているだけでは、ユーザー自身で電話をかけたり、メールソフトを開いて送信したりする必要があります。
確かに手っ取り早く電話で連絡したいというお客さんもいますが、営業時間に縛られてしまいますし、電話が苦手という人も少なくありません。またメールアドレスを入力してメールを送ることが、面倒に感じてしまうお客さんも案外多いのです。
これでは問い合わせ数を伸ばすことはできません。そのため、特別な理由がない限り、お問い合わせフォームはホームページに必須のツールだといえるでしょう。
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メールフォーム設置の５つのメリット
メールフォームを設置すべき理由はお分かりいただけたと思いますが、本章では代表的な５つのメリットをご紹介します。これらのメリットを理解したうえで、より効果的なフォームを設置しましょう。
１）ユーザーにとって問い合わせが簡単になる！
先述した通り、メールフォームは、ユーザーがWebサイトから直接問い合わせをすることができるため、メールアドレスを探したり、メールソフトを起動したりする必要がありません。そのため、ユーザーにとって問い合わせが簡単になり、問い合わせ率が向上します。
２）必要な情報を確実に得られる！
メールフォームには、事前に必要項目を設定することができます。企業側が、必ず得たい情報は「入力必須」の項目に設定すれば、入力漏れを防止することができます。
たとえば、商品の購入者情報であれば、名前、住所、電話番号、メールアドレスなどの項目を入力必須に設定しておくとよいでしょう。必要な情報を確実に得ることができ、サイト運営者の負担を軽減することができます。
３）自動返信機能を利用すれば業務の効率化を高められる！
迅速な一次対応は、顧客に安心感を与えることができます。せっかく問合せたのに、何日も放置されてしまえば顧客を失う原因になります。
メールフォームには、自動返信機能を備えているものがあります。自動返信機能を利用することで、問い合わせに対して自動的に返信を送信することができます。これにより、サイト運営者は、問い合わせの一次対応に時間を割く必要がなくなります。
４）入力間違いを防止することができる！
メールフォームによっては、入力内容に誤りがないかをチェックする機能があるものもあります。この機能があれば、誤った情報を送信されるリスクを抑えられます。
例えば、メールアドレスのフォーマットが正しいか、必須項目が埋められているか、入力文字数の上限を超えていないかなどを自動的にチェックしてくれます。これにより、ユーザーが意図しない誤った情報を送信する可能性が低くなります。
さらに、ラジオボタン、チェックボックス、セレクトボックスといった機能も併せて使えば、より双方にメリットがあります。
５）迷惑メールを防ぐことができる！
ホームページ上にメールアドレスを公開していると、迷惑メールが送られてくる危険性が高まります。特に企業の場合、公開されたメールアドレスはスパムメールの収集対象となり、大量の迷惑メールが届く可能性があります。これは時間と労力の無駄になるだけでなく、セキュリティ上のリスクをもたらす場合もあります。
また、自社のパソコンがウイルスに感染するリスクを下げることができます。
メールフォームにはデメリットも？
メールフォームは、メリットだけではありません。
入力が複雑なフォームは、ユーザーの問い合わせする意欲を下げてしまう可能性があります。シンプルなフォームにすることで、ユーザーが問い合わせしやすさを向上させることが重要です。
またメールフォームでは、基本的にテキストでのやりとりになります。そのため、文字だけでは伝わりにくいことがあります。複雑な問題や説明が必要な場合は、電話や対面のコミュニケーションがより適している場合もあるでしょう。
さらにオンライン上でデータがやり取りされるため、第三者による内容の盗み見や不正アクセスのリスクがあります。個人情報や機密情報を含むフォームの場合は、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
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問合せをしてもらいやすくなるフォームの作り方
では、最後に問合せをしてもらいやすくなるフォーム作成のポイントをご紹介します。
既に設置している方も、参考にしてください。
入力項目はなるべく少なくする
情報をたくさん得たい気持ちはわかりますが、項目はなるべく少なくしてお客さんの手間を減らしてあげましょう。
最低限必要なのは、以下の３つです。
- お名前（会社名）
- メールアドレス
- お問合せ内容
電話番号や住所などの項目を入れる場合は、任意がおすすめ。
お問合せの種類などを確認したい場合は、チェックボックスを用意すれば、入力の手間を省くことができます。
各項目に、入力例を書いておく
各項目の入力例を書いておくと良いでしょう。
入力例があれば、お客さんを迷わせずに済みます。
気が散る要素をフォームの近くに置かない
お問い合わせフォームのサイドバーに広告やリンクがあると、ユーザーはそちらが気になってクリックしてしまいます。一度離脱したユーザーはなかなか戻ってきません。気が散るような要素は、お問い合わせフォームの周辺から削除しましょう。
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メールフォームの運用ポイント
メールフォームは設置さえすればいい、というものではありません。
あなたの商品やサービスに関心を持ったお客さんからの問い合わせに対し、どう対応するかはビジネスが成功するための重要なポイントになります。
メールフォームを使ったカスタマーサポートの最適な運用方法は以下の通りです。
１）なるべく速く返信しよう！
お客さんの問い合わせには迅速に対応することが重要です。
できるだけ早い時間内に返信し、お客さんの不安を解消しましょう。
２）わかりやすく丁寧な返信をしよう！
お客さんの質問に対して丁寧で正確な回答を行うことが大切です。
分かりやすい言葉で説明し、お客さんが納得できるような回答を心掛けます。
３）自動応答システムを導入しよう！
24時間対応を実現するために自動応答システムを導入しましょう。お客さんが問い合わせを送信した際に、自動的に確認メールや応答を返すことができます。
４）定期的に問い合わせを分析しよう！
お客さんからの問い合わせを収集し、定期的に分析します。この情報を活用して、対応の改善やサイトの改良に役立てます。
これらの方法を組み合わせることで、お客さま対応の効率化や品質向上に貢献できます。問い合わせへの対応は企業と顧客の信頼関係を築く重要な要素であり、積極的に改善していくことが成功に繋がります。
【まとめ】ホームページに「メールフォーム」は必須!? 設置のメリットと作成のポイントを【徹底解説】
本記事ではメールフォームのメリットとデメリット、設置のポイントなどについて解説しましたがいかがでしたでしょうか？
メールフォームはお客さんからの問い合わせを増やすためには欠かせないツールです。しかし、何も考えずに設置してしまうとお客さんが離脱してしまう原因を作ってしまうかもしれません。
メールフォームの効果や運用方法をよく理解したうえで、適切なフォームを設置するようにしましょう。またメールフォームを設置後は、定期的に問い合わせ内容を分析して、改善・改良していくことも大切です。
